Digitalisasi dalam dunia bisnis sedang naik daun! Lebih dari sekadar tren, digitalisasi mampu membuka peluang ekspansi pasar, efisiensi operasional bisnis, hingga meningkatkan pengalaman pelanggan. Manfaat tersebut tak hanya bisa dirasakan oleh korporasi atau perusahaan besar, tapi juga usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM) dari berbagai sektor.
Hal tersebut menunjukkan bahwa konsep digitalisasi memiliki manfaat dan penerapan yang seolah nyaris tak terbatas. Tidak mengejutkan jika akhirnya pelaku usaha berbondong-bondong untuk melakukan transformasi digital. Kalau kamu juga ingin merasakan manfaat dari digitalisasi bisnis, yuk, kita kenalan lebih jauh dengan proses transformasi satu ini!
Apa Itu Digitalisasi?
Digitalisasi adalah proses mengubah sistem, aktivitas, atau layanan yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi berbasis teknologi digital. Contohnya seperti komputer, aplikasi atau software, internet, dan sistem automasi.
Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan kecepatan, akurasi, dan efisiensi dalam berbagai aspek. Dengan begitu, pelaku digitalisasi diharapkan bisa lebih menghemat waktu dan tenaga dalam mencapai keuntungan maksimal. Kabar baiknya lagi, proses digitalisasi dapat diterapkan dalam berbagai bidang kehidupan, termasuk bisnis.
Contoh Bentuk Digitalisasi dalam Bisnis
Hampir semua aspek bisnis, mulai dari hulu hingga hilir, dapat menerapkan transformasi digital. Berikut beberapa contohnya yang bisa kamu jadikan inspirasi:
- Produksi
Pada proses produksi, digitalisasi dapat membantu meningkatkan kecepatan produksi serta mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual. Contohnya, pelaku bisnis menggunakan mesin otomatis untuk mengemas produk, sehingga lebih cepat dan konsisten jika dibandingkan dengan tenaga manusia.
Di sisi lain, ada pula pemilik UMKM yang menggunakan software manajemen produksi untuk memantau ketersediaan bahan baku dan status produksi secara real-time. Informasi tersebut biasanya disajikan pada dashboard simpel yang mudah dipahami oleh pengguna pemula sekalipun.
- Pemasaran
Transformasi digital telah menciptakan banyak peluang untuk promosi yang lebih efisien sekaligus hemat biaya. Kehadiran media sosial seperti Instagram, TikTok, dan X dapat memudahkan kamu untuk membangun branding dan menjangkau calon pelanggan dengan berbagai konten menarik. Jika punya budget lebih, kamu juga bisa memasang online ads berdasarkan usia, lokasi, minat, hingga kebiasaan target pelanggan, sehingga bakal lebih tepat sasaran.
Selain itu, ada pula Google My Business yang memungkinkan bisnismu lebih mudah ditemukan melalui mesin pencari online. Jadi, ketika seseorang mencari produk atau layanan sejenis di internet, bisnismu berpeluang untuk muncul pada bagian atas hasil pencarian.
Baca juga: Fungsi dan Komponen Penting Strategi Pemasaran
- Pembayaran
Digitalisasi juga telah merambah ke aspek pembayaran. Dulu, masyarakat mungkin lebih sering belanja dengan uang tunai, kartu debit, atau kartu kredit. Tapi sekarang, mereka mulai beralih ke pembayaran digital seperti QRIS. Dengan metode pembayaran ini, kamu hanya perlu menyediakan satu kode QR. Untuk melakukan pembayaran, pelanggan bisa scan kode tersebut melalui aplikasi mobile banking atau dompet digital masing-masing.
Cara mendapatkan QRIS juga sangat mudah. Kamu bisa bikin QRIS gratis dengan mendaftar sebagai GoPay Merchant! Bahkan bukan cuma membuat QRIS, GoPay Merchant juga bisa menyewa GoPay Spiker dengan harga terjangkau untuk menjangkau kepuasan pelanggan.
GoPay Spiker adalah speaker yang bisa mengeluarkan notifikasi suara untuk memberi konfirmasi bahwa pembayaran QRIS dari pelanggan sudah berhasil masuk rekening, lengkap dengan pelafalan nominalnya. Dengan memasang kotak suara GoPay Spiker di tempat usaha, kamu tak perlu berulang kali mengecek status transaksi di aplikasi maupun mesin kasir, sehingga bisa mempercepat waktu pelayanan.
- Kolaborasi dan kemitraan
Berkat teknologi digital, kini kolaborasi antar-tim dan kemitraan tak lagi terbatas jarak. Kamu bisa memanfaatkan software seperti Google Workspace dan Microsoft 365 untuk menyimpan dokumen di cloud, mengedit suatu dokumen dalam waktu bersamaan, hingga mengatur jadwal online meeting. Ada pula aplikasi kolaborasi seperti Notion dan Trello untuk mengelola proyek dan memantau progress-nya secara real-time.
Sedangkan untuk kemitraan, kamu dapat bergabung dalam platform marketplace seperti Tokopedia. Cara ini bisa membantumu memperluas jangkauan pasar tanpa harus membuat website sendiri atau membuka toko fisik baru.
- Layanan
Transformasi digital dapat menunjang pelayanan pelanggan yang lebih cepat dan responsif. Salah satu contohnya adalah pemakaian chatbot yang mampu menjawab pertanyaan umum dari pelanggan selama 24/7 secara otomatis, sehingga tidak perlu menunggu admin online terlebih dulu.
Kemudian, untuk bisnis seperti restoran, hotel, atau salon, kamu bisa menerapkan sistem reservasi online. Dengan begini, pelanggan tidak perlu datang langsung ke tempat usahamu hanya untuk mendaftar atau booking. Sistem ini dapat menghemat waktu dan tenaga pelanggan, sehingga mereka akan merasa lebih dihargai.
- Manajemen keuangan
Semakin banyak pelaku usaha yang beralih dari pencatatan keuangan secara manual menjadi sistem digital. Mereka menggunakan aplikasi accounting untuk menyusun laporan keuangan dan arus kas secara otomatis, sehingga bisa lebih hemat waktu dan tenaga.
Tak berhenti sampai situ, kini banyak pula pelaku usaha yang menggunakan sistem kasir point-of-sale (POS). Sistem ini mampu mencatat setiap transaksi secara otomatis. Bahkan, kasir POS zaman sekarang juga biasanya sudah terintegrasi dengan manajemen stok. Alhasil, kondisi stok barang dapat ter-update secara real-time dan kamu juga bisa memantaunya dengan mudah.
Keuntungan Digitalisasi Bisnis
Dengan menerapkan transformasi digital, bisnismu bisa merasakan banyak keuntungan, baik dari segi operasional hingga layanan pelanggan. Ini dia beberapa manfaat tersebut:
- Operasional jadi lebih efisien
Digitalisasi memungkinkan kamu untuk menjalankan proses operasional secara otomatis dan terintegrasi. Misalnya, kamu tidak perlu lagi mengecek stok barang secara manual setiap hari karena bisa langsung melihat laporan dari sistem POS.
Jadi, jika ada barang atau bahan baku yang stoknya mendekati batas minimum, kamu bisa langsung melakukan pemesanan. Hasilnya, alur kerja jadi lebih cepat, rapi, dan efisien. Kamu pun dapat mengalokasikan waktu dan energi untuk fokus pada aspek bisnis yang lebih strategis, bukan pekerjaan administratif.
- Menghemat biaya operasional
Saat proses operasional terautomasi, kebutuhan terhadap sumber daya akan ikut berkurang. Dalam jangka panjang, hal ini bisa membantumu menurunkan biaya operasional, lho! Misalnya kalau bisnismu menggunakan sistem logistik digital, kamu tak perlu lagi menyewa ruang besar untuk gudang karena pengiriman produk bisa langsung dilakukan dari supplier ke pelanggan.
Baca juga: Hidup Jadi Lebih Mudah dan #HematBarengGoPay dengan Download Aplikasi GoPay!
- Interaksi dan pemasaran yang lebih personal
Melalui transformasi digital, kamu akan mampu memahami kebutuhan pelanggan secara lebih personal. Teknologi seperti chatbot dan email marketing dapat dipersonalisasi berdasarkan nama dan kebiasaan belanja pelanggan, sehingga isi pesan pun akan lebih relevan.
Tak hanya interaksi dengan pelanggan, implementasi teknologi digital juga memungkinkan kamu untuk melakukan pemasaran yang lebih tepat sasaran. Misalnya dengan melihat riwayat pembelian pada website atau marketplace, kamu dapat mengetahui produk yang paling sering dibeli oleh seorang pelanggan. Manfaatkan data tersebut untuk memberikan penawaran spesial yang relevan, seperti diskon untuk pembelian ulang.
- Memudahkan inovasi produk dan layanan
Dengan digitalisasi, inovasi produk dan layanan jadi bisa lebih mudah dilakukan. Contohnya, kamu berencana untuk merilis varian baru dari suatu produk. Namun, sebelum merilisnya secara masif, kamu bisa melakukan promosi terbatas di media sosial untuk melihat respons pasar terlebih dulu.
Jadi, kalau responsnya positif, volume produksi pun dapat ditingkatkan. Tapi kalau ternyata responsnya belum sesuai ekspektasi, at least tidak ada biaya besar yang kamu keluarkan karena kampanye digital relatif lebih murah daripada promosi konvensional. Di sisi lain, data dan feedback dari hasil promosi tersebut bisa kamu gunakan untuk memperbaiki kualitas produk agar lebih sesuai dengan kebutuhan pasar.
- Meningkatkan keamanan data
Dalam bisnis, data merupakan aset yang sangat penting, baik itu data pelanggan hingga keuangan. Bayangkan kalau kamu cuma mencatatnya secara manual di buku atau Excel tanpa proteksi apa pun, risiko kehilangan tentu akan lebih besar.
Nah, digitalisasi dapat membantumu meminimalisir risiko tersebut melalui teknologi penyimpanan cloud yang dilengkapi backup otomatis. Seluruh data bisnismu juga akan terlindungi dengan sistem enkripsi dan autorisasi, sehingga hanya orang-orang tertentu yang dapat mengakses data tersebut. Alhasil, risiko kebocoran dan penyalahgunaan informasi pun bisa dicegah.
- Memperluas jangkauan produk dan layanan
Sebelum era digital, sebagian besar bisnis hanya bisa menjual produk kepada pelanggan yang datang langsung ke toko fisik. Hal ini membuat jangkauan pasar cenderung terbatas. Namun, kini kamu bisa memperluas jangkauan tersebut dengan menjual produk secara online, baik melalui website pribadi, media sosial, hingga marketplace seperti Tokopedia.
Artinya, jangkauan produk dan layananmu tidak lagi terbatas oleh jarak. Bukan tidak mungkin produkmu akan dibeli oleh pelanggan dari luar kota atau bahkan luar negeri. Dari sinilah terbuka peluang bagi pelaku bisnis untuk menjangkau ribuan hingga jutaan calon pelanggan baru.
- Mendukung ketersediaan layanan 24/7
Kalau kamu menerapkan transformasi digital, bisnismu bisa tetap “buka” walaupun mungkin kamu sedang tidur. Karena beroperasi secara online, tokomu akan aktif 24/7 sehingga dapat menerima pesanan kapan pun. Hal ini dapat memperbesar peluang terjadinya penjualan, yang pada akhirnya meningkatkan pemasukan.
Bayangkan jika toko online-mu juga dilengkapi dengan fitur chatbot, kamu jadi bisa menjawab pertanyaan umum dari pelanggan secara otomatis. Jadi, apabila admin sedang offline pun, pelanggan tetap akan mendapat respons yang sesuai. Manfaat ini dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan karena mereka merasa selalu dilayani, bahkan di luar jam kerja.
Faktor yang Mendukung Digitalisasi Usaha
Digitalisasi dalam bisnis tidak terjadi begitu saja. Di samping strategi yang matang, ada pula sejumlah faktor yang mendorong terjadinya transformasi digital, yaitu:
- Preferensi konsumen
Perilaku konsumen pada era digital mengalami perubahan yang cukup drastis. Kini, mereka cenderung menginginkan segala sesuatu serba cepat, praktis, dan mudah. Nah, teknologi digital mampu menjawab kebutuhan tersebut.
Kalau dulu konsumen harus datang ke toko fisik untuk belanja, kini mereka lebih suka belanja online. Lalu, sebelum menentukan pilihan, biasanya mereka akan membaca ulasan online terlebih dulu. Tak hanya itu, konsumen pada era digital juga semakin terbiasa dengan layanan instan, seperti reservasi online dan pesan-antar makanan.
Dengan perubahan preferensi tersebut, pelaku bisnis perlu beradaptasi dan menyesuaikan diri agar tetap relevan. Hanya dengan begitulah kamu dapat memberikan pengalaman yang sesuai dengan preferensi konsumen masa kini.
- Kebijakan dari pemerintah
Transformasi digital mendapat dukungan aktif dari pemerintah Indonesia, terutama untuk pelaku UMKM. Salah satunya diberikan melalui program digitalisasi UMKM yang meliputi bantuan teknis, pelatihan gratis, hingga insentif untuk masuk ke platform digital.
Lalu, untuk memudahkan proses pendaftaran dan perizinan bisnis, pemerintah juga menyediakan platform digital seperti Online Single Submission (OSS). Selain itu, masih ada pula penerapan regulasi dan payung hukum untuk memperkuat sistem pembayaran digital.
Baca juga: Surat Izin Usaha: Definisi, Cara Daftar, Contohnya
- Biaya implementasi yang semakin terjangkau
Dulu, mungkin hanya bisnis bermodal besar yang bisa mengakses teknologi digital. Tapi sekarang, digitalisasi sudah semakin terjangkau, termasuk bagi UMKM. Misalnya untuk mulai jualan online, kamu tak harus membuat website sendiri, melainkan bisa memanfaatkan media sosial atau membuat toko di marketplace.
Tak hanya itu, saat ini juga telah tersedia banyak aplikasi penunjang operasional bisnis dengan biaya rendah; mulai dari aplikasi kasir POS, pemasaran, akuntansi, hingga manajemen stok. Bahkan, buat yang ingin menyediakan metode pembayaran digital, kamu bisa daftar QRIS gratis langsung jadi dengan mendaftar sebagai GoPay Merchant!
Tantangan Digitalisasi Usaha
Digitalisasi memang menyimpan banyak manfaat. Meski begitu, proses satu ini juga memiliki tantangan tersendiri. Yuk, ketahui apa saja tantangan tersebut agar kamu bisa lebih siap menghadapinya!
- Perubahan teknologi yang cepat
Mengingat pesatnya perkembangan teknologi, bisa saja aplikasi atau platform digital yang saat ini populer akan tergantikan dalam waktu singkat. Dampaknya, kamu akan sulit menentukan teknologi mana yang benar-benar tepat dan tahan lama untuk kebutuhan bisnis. Sebagai solusi, usahakan untuk fokus pada teknologi yang fleksibel dan mudah di-upgrade.
- Ancaman kejahatan siber
Tidak bisa dimungkiri bahwa dunia digital cukup rentan dengan risiko keamanan siber. Contohnya seperti serangan malware atau ransomware, pencurian data penting, hingga penipuan transaksi atau phishing. Untuk mencegah risiko tersebut, selalu gunakan teknologi digital yang terpercaya dan dilengkapi sistem keamanan yang kuat. Lalu, aktifkan fitur keamanan seperti biometrik atau autentikasi dua faktor (2FA). Jangan lupa pula mengedukasi tim tentang keamanan siber.
- Kompetisi yang ketat
Transformasi digital memungkinkan siapa saja untuk terjun ke dunia bisnis, sehingga persaingan jadi lebih ketat. UMKM lokal bisa jadi harus bersaing langsung dengan pelaku bisnis dari luar kota atau bahkan luar negeri. Belum lagi adanya potensi perang diskon, sehingga berisiko menurunkan margin laba. Agar bisnismu tetap unggul, fokuslah pada nilai tambah produk dan peningkatan layanan. Bangunlah brand yang kuat supaya bisa bersaing bukan cuma dari segi harga.
- Regulasi dan kepatuhan
Terdapat berbagai regulasi seputar aktivitas digital untuk pelaku bisnis. Contohnya, aturan terkait perlindungan data pribadi pelanggan, prosedur OSS, hingga pajak digital. Pelaku bisnis pun dituntut untuk selalu up-to-date dengan regulasi tersebut. Kamu bisa konsultasi dengan ahli hukum, memanfaatkan pendampingan dari pemerintah, atau mempelajari panduan regulasi yang biasanya disediakan di masing-masing website lembaga terkait.
- Keterampilan SDM yang kurang memadai
Meskipun digitalisasi sudah semakin populer, sayangnya belum semua pekerja memiliki keterampilan dan pengetahuan digital yang cukup. Akibatnya, proses transformasi digital dapat berjalan lambat atau bahkan berhenti di tengah jalan. Hindari hal tersebut dengan memberi pelatihan rutin kepada SDM yang membutuhkan.
Digitalisasi dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi aktivitas bisnismu dari berbagai aspek, mulai dari operasional, pemasaran, hingga inovasi produk dan layanan. Supaya hasilnya optimal, susunlah strategi yang matang dan kenali tantangan lebih awal. Konsistenlah belajar dan beranilah beradaptasi.
Khusus untuk digitalisasi pada sektor pembayaran, kamu bisa mulai dengan mendaftarkan usaha menjadi GoPay Merchant! Setelah resmi terdaftar, nantinya kamu bisa bikin QRIS gratis langsung jadi untuk menerima pembayaran cashless yang praktis. Yuk, awali transformasi digital dengan download aplikasi GoPay Merchant sekarang juga!
