Bayangkan usahamu sedang berkembang pesat, tapi pengelolaan keuangan justru berjalan buruk. Kamu terlambat membayar supplier, proses refund ke pelanggan cenderung lambat, hingga pencatatan transaksi yang membingungkan. Nah, tidak adanya sistem disbursement adalah akar dari berbagai masalah tersebut.
Tanpa sistem disbursement yang efisien, arus kas bisnismu bisa berantakan dan pada akhirnya menghambat pertumbuhan. Oleh sebab itu, kamu perlu menerapkan sistem disbursement yang tepat dalam menjalankan usaha. Namun, sebelum itu, pahami dulu mekanisme dan peran disbursement secara mendalam supaya manfaatnya maksimal. Temukan informasi selengkapnya melalui ulasan berikut!
Apa Itu Disbursement?
Disbursement adalah proses distribusi atau pengeluaran dana yang dilakukan suatu perusahaan atau pelaku bisnis untuk berbagai tujuan. Contohnya seperti pembayaran gaji karyawan, pelunasan supplier dan vendor, pembelian bahan baku produksi, hingga refund pelanggan.
Dalam dunia bisnis, disbursement memiliki istilah yang cukup beragam karena bergantung pada penerapannya. Salah satu yang sering digunakan di Indonesia adalah istilah disbursement plan, yakni dokumen berisi rencana penarikan dana dari rekening bank.
Selain itu, ada pula istilah disbursement float yang lebih umum ditemukan pada bidang akuntansi. Istilah ini merujuk pada penundaan penarikan dana. Tidak berhenti sampai situ, masih ada istilah disbursement fee untuk menyebut beban biaya pada pengiriman paket dari Indonesia ke luar negeri. Istilah ini lebih umum digunakan oleh para perusahaan ekspedisi.
Baca juga: Tips Memulai Usaha Ekspedisi Rumahan yang Banyak Dicari
Jenis-jenis Disbursement
Bukan hanya istilahnya yang beragam, disbursement juga terbagi menjadi beberapa jenis. Pembagian jenis ini didasarkan pada detail kegiatan yang dilakukan, yaitu:
- Cash disbursement
Cash disbursement adalah pengeluaran dana yang dilakukan secara tunai. Dana tersebut bisa berupa penyerahan uang fisik, transfer bank, atau metode digital lain seperti transfer saldo e-wallet. Pada umumnya, pengeluaran tunai tersebut memiliki nominal yang cenderung kecil. Salah satu contoh cash disbursement yang umum terjadi adalah pelunasan reimbursement pada karyawan yang menjalani business trip.
Meski begitu, terkadang karyawan bisa saja mengajukan reimbursement dalam jumlah besar. Ketika hal ini terjadi, cash reimbursement tetap bisa dilakukan. Hanya saja, ada kemungkinan prosesnya akan membutuhkan waktu lebih lama.
- Cash disbursement journal
Cash disbursement journal merupakan dokumen untuk mencatat setiap pengeluaran tunai yang dilakukan oleh perusahaan. Tujuannya untuk memudahkan pelacakan dan audit keuangan bisnis. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan cash disbursement journal sebagai salah satu dasar untuk merancang disbursement plan pada periode finansial berikutnya.
Tiap pengusaha memiliki format masing-masing dalam membuat cash disbursement journal. Namun, pada umumnya, jurnal keuangan satu ini dibuat menggunakan platform spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Di sisi lain, ada pula pengusaha yang lebih memilih menggunakan aplikasi accounting untuk membuat cash disbursement journal.
- Cash receipt journal
Berbanding terbalik dari cash disbursement journal yang mencatat pengeluaran tunai, cash receipt journal adalah dokumen berisi seluruh penerimaan kas, baik tunai maupun non-tunai. Beberapa contohnya seperti hasil penjualan produk, pelunasan piutang, penerimaan bunga, dan pendapatan dari pembagian dividen.
Dengan membuat cash recept journal, kamu bisa mengidentifikasi setiap sumber pemasukan dan rincian nominalnya. Alhasil, setiap kas masuk pun akan tercatat dan kamu dapat meminimalisir terjadinya kebocoran keuangan.
Manfaat Disbursement dalam Usaha
Sistem disbursement yang rapi dan tepat dapat menunjang pertumbuhan usahamu. Hal ini tidak terlepas dari berbagai manfaat disbursement berikut ini:
- Mempercepat proses transaksi
Saat ini, sebagian besar proses disbursement telah dilakukan dengan sistem yang modern. Berbasis digital dan automasi, sistem tersebut memungkinkan kamu untuk melakukan banyak transaksi sekaligus hanya dengan beberapa kali klik.
Contohnya, kamu jadi bisa membayar gaji seluruh karyawan hanya dengan mengunggah dokumen payroll. Lalu, untuk e-commerce misalnya, mereka dapat mentransfer dana ke ribuan merchant setelah pesanan diterima pelanggan, tanpa perlu memprosesnya satu per satu. Dengan begini, proses transaksi bisnis secara keseluruhan pun akan berjalan lebih praktis dan cepat.
- Memudahkan audit keuangan
Manfaat lain dari disbursement adalah mudahnya proses audit keuangan. Saat kamu menerapkan sistem disbursement yang modern, setiap transaksi akan tercatat secara otomatis dan detail, lengkap dengan nominal, waktu, pihak terkait, hingga bukti pembayaran.
Jadi, ketika audit rutin, kamu tidak perlu bingung mencari bukti atau dokumen fisik. Seluruh data transaksi bisa kamu unduh dalam bentuk laporan lengkap. Manfaat ini dapat membantumu menghindari kesalahan pencatatan atau tuduhan penyalahgunaan dana. Tak hanya itu, proses audit yang lancar juga bisa meningkatkan kredibilitas bisnismu di mata investor maupun regulator.
- Menjamin keamanan transaksi
Tak hanya praktis, sistem disbursement modern juga relatif aman. Hal ini tidak terlepas dari berbagai lapisan keamanan yang melengkapi sistem tersebut; mulai dari enkripsi data, autentikasi dua faktor, hingga pembatasan akses berbasis jabatan. Misalnya, staf keuangan hanya bisa menginput data, sedangkan manajer keuangan yang akan menyetujui dan melakukan transfer.
Dengan sistem seperti itu, hanya orang berwenang yang dapat memberikan persetujuan dan memproses transaksi bisnis. Hasilnya, kamu jadi bisa menjaga kerahasiaan data transaksi sekaligus meminimalisir potensi fraud internal.
- Mendorong performa pegawai
Berkat kemampuannya dalam automasi transaksi, sistem disbursement dapat membantu kamu membayar gaji pegawai secara lancar, akurat, dan tepat waktu. Hal tersebut akan membangun rasa kepercayaan karyawan terhadap perusahaan, sehingga berdampak positif terhadap performa kerja dan loyalitas mereka.
Sebab, karyawan yang menerima gaji tepat waktu akan cenderung lebih fokus bekerja dan tidak terganggu oleh urusan keuangan pribadi. Di sisi lain, kamu juga tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk mengurus administrasi payroll secara manual.
Baca juga: 7 Cara Perusahaan Menghargai Karyawan Supaya Makin Loyal & Produktif
- Mempermudah proses backup
Seperti yang telah disebutkan, sistem disbursement digital mampu mencatat setiap transaksi secara otomatis. Hasil pencatatan tersebut akan disimpan dalam database berbasis cloud. Jadi, jika seandainya terjadi error, kehilangan data, atau serangan siber, data disbursement masih bisa kamu pulihkan.
Dengan kemudahan backup data tersebut, kamu bisa menghindari risiko kehilangan data penting. Di sisi lain, pemulihan pasca-gangguan juga akan berjalan lebih cepat. Hal tersebut dapat memberimu rasa aman selama menjalankan usaha.
- Menjaga kecukupan uang di situasi tak terduga
Keunggulan lain dari sistem disbursement adalah kemampuannya untuk terintegrasi dengan arus kas secara real-time, terutama jika kamu menggunakan sistem digital. Dengan kemampuan tersebut, kamu bisa mengidentifikasi kebutuhan mendadak serta memastikan bahwa kamu punya dana yang cukup untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Misalnya, laporan disbursement menunjukkan adanya gangguan pasokan pada operasional bisnis. Berdasarkan kondisi tersebut, kamu dapat segera mengalihkan dana untuk kebutuhan logistik. Dengan begini, bisnismu pun tetap bisa beroperasi meski dalam kondisi darurat. Kewajiban akan tetap terpenuhi sehingga dapat menghindari reputasi buruk pada bisnis.
Contoh Skema Disbursement
Dalam dunia bisnis, disbursement mencakup seluruh pengeluaran yang dilakukan oleh perusahaan. Berikut beberapa contoh skemanya:
- Pembayaran gaji dan insentif karyawan
Sistem disbursement dapat diterapkan pada pembayaran gaji karyawan. Sebelumnya, HRD perlu menyusun data gaji bulanan seluruh karyawan, termasuk potongan pajak, insentif, dan tunjangan. Berdasarkan data tersebut, tim finance membuat dokumen payroll dan mengunggahnya ke software payroll atau sistem perbankan korporat.
Setelah itu, sistem akan melakukan disbursement gaji ke seluruh rekening karyawan secara otomatis. Pada saat bersamaan, sistem disbursement juga akan menyimpan bukti transfer sebagai arsip. Metode ini dapat membantumu mencegah terjadinya telat bayar gaji.
- Pemenuhan kewajiban pajak
Sebagai pelaku usaha di Indonesia, kamu perlu melaksanakan kewajiban pajak. Hal ini mencakup pembayaran dan pelaporan pajak tepat waktu. Prosesnya akan lebih mudah jika kamu menggunakan sistem disbursement. Sebab, riwayat transaksi pada sistem disbursement dapat menjadi salah satu dasar bagi tim finance untuk menghitung pajak terutang.
Hal tersebut akan membantu tim finance dalam membuat jadwal pembayaran pajak sebelum jatuh tempo. Nantinya, kamu bisa menyimpan bukti pembayaran sebagai dokumen resmi untuk dilampirkan saat pelaporan pajak.
- Pembayaran kepada supplier
Demi kelancaran operasional bisnis, banyak pelaku usaha yang bekerja sama dengan supplier untuk memasok bahan baku atau barang lain. Bahkan, bukan tidak mungkin kamu menjalin kerja sama dengan beberapa supplier sekaligus. Untuk menjaga kelancaran pasokan sekaligus hubungan baik dengan supplier, lunasi pembelian secara tepat waktu. Kabar baiknya, kewajiban tersebut lebih mudah dilakukan dengan sistem disbursement.
Tentu, kamu perlu membuat purchase order (PO) terlebih dulu untuk dikirimkan ke supplier. Setelah kamu menerima barang, supplier akan mengirimkan invoice kepada bisnismu. Kemudian, tim finance akan mencocokkan faktur, PO, dan penerimaan barang. Kalau sudah sesuai, sistem disbursement akan melakukan pembayaran sesuai jangka waktu yang disepakati. Sementara itu, bukti pembayaran akan otomatis dikirim kepada supplier dan dicatat dalam sistem disbursement.
Baca juga: Apa Itu Purchase Order: Fungsi dan Tipenya
- Biaya perjalanan dinas
Contoh lain skema disbursement adalah pembayaran perjalanan dinas karyawan. Misalnya saat harus ke luar kota, karyawan harus mengisi formulir permintaan dinas sesuai prosedur perusahaan. Setelah supervisor atau manajer menyetujui permintaan dan estimasi biaya perjalanan dinas, tim finance dapat menyalurkan dana secara advance (sebelum berangkat) atau reimburse (setelah perjalanan).
Agar bisa mendapatkan dana, karyawan perlu menyerahkan bukti perjalanan seperti tiket pesawat dan print-out pemesanan hotel. Kemudian, tim finance akan melakukan disbursement dan mengarsipkan laporan pengeluaran biaya.
- Biaya marketing dan iklan
Berencana untuk menjalankan campaign marketing atau pemasangan iklan? Aktivitas tersebut juga membutuhkan sistem disbursement yang tepat. Biasanya, prosesnya diawali dengan pembuatan rencana campaign serta anggarannya.
Berdasarkan rencana tersebut, ajukan dana kepada tim finance. Mereka akan melakukan disbursement berdasarkan invoice kepada vendor, advertising agency, atau top-up saldo pada platform ikan digital seperti Google Ads. Dengan sistem disbursement, campaign dapat berjalan tepat waktu. Di sisi lain, kamu juga bisa memonitor efektivitas anggaran biaya pemasaran.
- Pembayaran dividen pemegang saham
Contoh satu ini umum ditemukan pada perusahaan yang mendapatkan dana dari investor untuk mengembangkan bisnis. Sebagai gantinya, kamu memberikan sebagian saham kepada investor sesuai dengan porsi investasi mereka. Jadi, ketika bisnis mengalami keuntungan, kamu harus membayar dividen kepada para pemegang saham tersebut.
Nah, pembayaran dividen juga termasuk contoh skema disbursement. Pada perusahaan publik, disbursement idealnya dilakukan melalui Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI). Di luar itu, perusahaan bisa melakukan pembayaran dividen melalui transfer bank langsung kepada pemegang saham. Sistem disbursement memungkinkanmu untuk membayar dividen kepada banyak investor dalam satu waktu.
Cara Meningkatkan Efektivitas Disbursement
Agar bisa merasakan manfaat disbursement secara optimal, kamu perlu memastikan penerapannya berjalan efektif. Wujudkan hal tersebut dengan memperhatikan beberapa cara berikut:
1. Evaluasi kinerja usaha
Lakukan evaluasi untuk mengetahui seberapa akurat dan efisien proses disbursement selama ini. Tak hanya itu, evaluasi juga bisa membantumu menemukan area-area yang perlu perbaikan. Salah satu cara evaluasi yang dapat kamu lakukan adalah memeriksa laporan disbursement bulanan. Cari tahu berapa banyak transaksi yang berlangsung, apakah ada keterlambatan, dan apakah semua transaksi tercatat dengan baik.
Selain itu, kamu juga bisa membandingkan antara rencana anggaran dan realisasi pengeluaran. Pelajari apakah ada transaksi yang dilakukan tanpa persetujuan jelas atau mungkin tidak sejalan dengan kebijakan internal perusahaan.
2. Update kebijakan di tempat usaha secara berkala
Disbursement adalah sistem yang membutuhkan standard operational procedure (SOP) untuk menjamin konsistensi penerapan. Idealnya, kamu perlu meninjau SOP tersebut setiap 6–12 bulan sekali. Tujuannya untuk memastikan bahwa kebijakan SOP di perusahaan selalu update dengan kondisi terkini.
Misalnya, kamu bisa melakukan update formulir atau alur pengajuan dana sesuai dengan struktur organisasi terbaru. Contoh lainnya adalah menambahkan tier approval untuk disbursement di atas nominal tertentu. Di sisi lain, adanya kebijakan yang up-to-date juga dapat memberi kejelasan bagi semua pihak terkait.
3. Gunakan teknologi terkini
Tingkatkan akurasi, kecepatan, dan efisiensi disbursement dengan menggunakan software akuntansi atau enterprise resource planning (ERP). Teknologi tersebut umumnya dapat mengintegrasikan payroll otomatis dengan perbankan. Selain itu, tiap software juga biasanya menyajikan informasi arus kas bisnis secara real-time pada dashboard yang tersedia.
Inovasi tersebut memungkinkan setiap transaksi tercatat secara otomatis. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko human error, tapi juga memudahkan pelacakan dan audit keuangan. Hasilnya, kamu pun bisa lebih hemat waktu dan tenaga.
4. Latih karyawan secara rutin
Kelancaran sistem disbursement sangat bergantung pada sumber daya manusia (SDM) yang menjalankannya. Oleh sebab itu, pastikan karyawan memahami tentang prosedur dan pentingnya disbursement yang rapi. Caranya bisa dengan rutin memberikan training atau workshop tentang SOP sistem disbursement.
Jika ada update SOP atau kebijakan, sosialisasikan hal tersebut sesegera mungkin. Tak kalah penting, lakukan simulasi penggunaan sistem disbursement, misalnya cara klaim reimburse melalui software. Dengan pemahaman mendalam terkait disbursement, karyawan pun akan lebih sigap dalam proses keuangan.
5. Dengarkan dan terapkan masukan dari berbagai pihak
Sediakan saluran khusus untuk menampung masukan dari para user, misalnya melalui survey online atau kotak saran. Berdasarkan masukan tersebut, identifikasi keluhan atau kendala yang sering muncul. Contohnya seperti sistem approval yang terlalu rumit atau proses reimburse terlalu lama.
Kemudian, lakukan evaluasi bersama untuk memperbaiki alur dan sistem disbursement di perusahaan. Dengan begini, sistem disbursement akan menjadi lebih user-friendly dan adaptif terhadap kebutuhan operasional. Hal ini dapat turut meningkatkan keterlibatan dan kepuasan karyawan.
Lebih dari sekadar proses pengeluaran dana, disbursement adalah bagian penting dalam kelancaran operasional keuangan usaha. Tanpa sistem disbursement yang akurat, tertib, dan terstruktur, bisnis yang kamu jalankan akan lebih rentan terhadap kesalahan transaksi, keterlambatan pembayaran, hingga fraud internal.
Sebaliknya, penerapan disbursement secara tepat dapat membantu menjamin kelancaran arus kas serta meningkatkan kepercayaan karyawan dan investor. Hal tersebut akan mendukung pertumbuhan bisnismu secara sehat dan berkelanjutan.
Maka dari itu, tingkatkan terus efektivitas sistem disbursement dengan rutin evaluasi, update kebijakan, adopsi teknologi automasi, melatih SDM, serta mendengarkan masukan. Dengan begini, disbursement pun dapat menjadi alat strategis untuk menunjang efisiensi dan ketahanan bisnismu.
